трудовые книжки кадры решают все

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ. КАДРОВАЯ СЛУЖБА

делопроизводство
         
РАБОТА ОТДЕЛА КАДРОВ
 
   
РЕКОМЕНДУЕМ
 

 


ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

 

* Делопроизводство. Приказы
Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
* Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
* Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму имеющие произвольную форму
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа


Под кадровой документацией подразумевается большой перечень документов, которые содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой службы.
По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников
2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов:
- организационные (штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);
- распорядительные (приказы по личному составу);
- информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);
- персональные документы ( трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии);
- учетные документы ( личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.);
- плановые документы (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
- отчетно-статистические документы (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.).
Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.
Приказы по личному составу бывают: - индивидуальными, которые содержат информацию только об одном сотруднике;
- групповыми – когда на предприятии в течение одного дня оформляется большое количество приказов.
Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее – Основные правила), приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).
Следующим этапом построения "идеальной" системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.
Перечисленные формы кадровых приказов относятся к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, поэтому при их заполнении следует руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.99 №20.
В соответствии с названным Порядком в унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения или сужения граф и строк для удобства размещения и обработки информации.
Изменения в унифицированные формы первичной учетной документации вносятся посредством издания приказа (распоряжения) руководителя организации.
При отсутствии утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы приказа по личному составу (например, при издании приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности.
Тексты приказов, не имеющих унифицированной формы, составляются по усмотрению организации.
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С.
Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными.
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13;
Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842´1189 мм.
Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов используются следующие форматы:
A3 297х420 - для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений.
А4 210х297- приказы, письма и другие организационные распорядительные документы.
Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.
Для организации эффективного кадрового делопроизводства, организации работы с документами именно в вашей компании желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота. Ценность этих документов в том, что при их разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства.
Наличие Инструкции по кадровому делопроизводству и графика документооборота решает много практических задач:
• Перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;
• Шаблоны всех документов по личному составу;
• Очередность оформления;
• Порядок прохождения внутри организации.
Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.


 
 
ПОСЕТИТЕ НАШ ФОРУМ «КАДРЫ РЕШАЮТ ВСЕ»
ПОЛОЖЕНИЯ
   
СВОЕ ДЕЛО:
   
 
ПАРТНЕРЫ:
   


Полезная
документация
для бизнеса

  Rambler's Top100   Яндекс цитирования