трудовые книжки кадры решают все

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ ОРГАНИЗАЦИИ

делопроизводство
         
РАБОТА ОТДЕЛА КАДРОВ
 
   

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

 

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию документооборота, и утвержденный руководителем организации.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении.

ООО «ТАЙНА»
Отдел кадров
Номенклатура дел
25.12.2008 г. № 3
Санкт - Петербург
на 2009 г.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________М.М.Попов
«___»________ 2008 г.
№ дела Заголовок дела Количество дел(томов) Срок хранения и номер статьи по перечню Примечание
5.1 Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников ООО «ТАЙНА» Постоянно ст.16
5.2 Руководящие нормативные документы по вопросам работы с кадрами (ТК РФ, приказы, постановления, указания Правительства РФ, Госстандарта России, Министерства труда и социального развития РФ, Госархива РФ) До замены новыми
5.3 Штатные расписания организации, изменения к ним. Постоянно ст.32а
5.4 Список (штатно-списочный состав) работников организации Постоянно ст. 349
5.5 Приказы по личному составу (прием на работу, повышение в должности, перемещение, увольнение) 75 лет ст.6б
5.6 Приказы руководителя по основной деятельности. Копии (командировка, отпуск очередной, отпуск без сохранения з/платы, кратковременное замещение должностей, поощрения, наложение взысканий) 5 лет ст.6а
5.7 Документы (основания) о предоставлении отпусков, командировках, поощрениях или взысканиях 1 год ст.356
5.8 Личные дела сотрудников 75 лет ст.337
5.9 Личные карточки ф.Т-2 75 лет ст.339
5.10 Книга учета выдачи трудовых книжек 50 лет ст.526б
5.11 Подлинные личные документы(трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) До востребования ст. 342 Невостребован. 50 лет
5.12 Книга учета приема, перемещения, увольнения работников 75 лет ст.508
5.13 Правила внутреннего трудового распорядка организации 1 год после замены
5.14 Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка 1 год
5.15 Журнал регистрации листков нетрудоспособности 5 лет
5.16 Журнал регистрации приказов по личному составу ( приема, перевода, увольнения) 75 лет ст.508
5.17 Журнал регистрации приказов по основной деятельности 3 года
5.18 Документы (представления, положения характеристики и др.) об аттестации работников 5 лет ст.360
5.19 Журнал учета выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы) 3 года ст.358ж
5.20 Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников До замены новыми
5.21 Документы лиц не принятых на работу (резюме, анкеты, заявления) 1 год
5.22 Документы (акты, справки) о проверке работы отдела кадров 5 лет
5.23 Отчеты по работе с кадрами. Копии До минования надобности
5.24 Акты приема-передачи при смене начальников отделов кадров Постоянно
5.25 График отпусков сотрудников предприятия 1 год ст.356
5.26 Журнал учета командировочных удостоверений 5 лет
5.27 Журнал учета отпусков 3 года ст.358г
5.28 Журнал и карточки учета военнообязанных 3 года после увольнения
Начальник отдела кадров Т.А. Иванова

Вариант 2 номенклатуры дел (полный)

Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения, ст по перечню Примечание
1. Организация управления
01-01 Устав ЗАО «Сибирь»; нотариально заверенные копии уставных документов Пост. ст. 13а
01-02 Приказы руководства по основной деятельности Пост. ст. 6а
01-03 Учредительный договор Пост. ст. 14
01-04 Свидетельство о регистрации организации Пост. ст. 15
01-05 Структуры и схемы организации управления Пост. ст. 18а
01-06 Штатное расписание организации Пост. ст. 32а
01-07 Штатная расстановка 75 л. ст. 34
01-08 Должностные инструкции работников организации Пост. ст. 35а
01-09 Протоколы совещаний у руководителя организации Пост. ст. 5г
01-10 Протоколы собраний трудового коллектива организации Пост. ст. 5д
01-11 Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности 5 лет ст. 6в
01-12 Должностные инструкции работников предприятия Пост. ст. 35 а
01-13 Докладные записки сотрудников, представляемые руководству 5летЭПК ст. 43
01-14 Документы ревизий (акты, справки и др.) Пост. ст. 49
01-15 Решения местных органов власти и управления До минования надобности ст. 1 Относящиеся к деятельно сти организации — пост.
2. Документационное обеспечение управления
02-01 Журнал регистрации исходящих документов Згода ст. 726
02-02 Журнал регистрации входящих документов Згода ст. 726
02-03 Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации Пост. ст. 72а
02-04 Переписка (телеграммы, телексы, сообщения электронной почты, телефонограммы) 5летЭПК ст. 41
02-05 Номенклатура дел ООО «Сибирь» Пост. ст. 67а
02-06 Инструкция по ведению делопроизводства Пост. ст. 10
02-07 Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами) До минования надобности
02-08 Документы по различным вопросам деятельности До минования надобности
3. Организация производственной деятельности
03-01 Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности 5 лет ЭПК ст. 224
03-02 Накладные на распространение буклетов (плат./бесплатн.) 5 лет ст.150
03-03 Накладные рекламодателей Згода ст. 257
03-04 Счета на подписку 1год ст. 244
03-05 Счета-фактуры на подписку 5 лет ст. 150
03-06 Счета-фактуры на реализацию 5 лет ст. 150
03-07 Договоры на реализацию 5летЭПК ст. 391
03-08 Договоры на экспедирование и доставку печатной продукции 5 лет ст. 395
03-09 Информация об изданиях (для внесения в подписные каталоги); график доставки журнала До минования надобности
3.1. Реклама
03-10 Договоры на рекламные материалы (копии) 5 лет ст. 256
03-11 Информационные проспекты До минования надобности
03-12 Каталоги (заявки) фирм-рекламодателей До минования надобности
03-13 Статьи о проведенных рекламных кампаниях 5 лет ЭПК
03-14 Итоговые документы по проведению выставок и экспозиций 5 лет ЭПК
4. Организация производственной деятельности/редакционный отдел
04-01 Статьи для буклетов, полученные от авторов До минования надобности
04-02 Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности 5 лет ЭПК ст. 224
5. Работа с кадрами
05-01 Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании 75 лет ЭПК ст. 336
05-02 Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках 5 лет ст. 343 ст. 352
05-03 Книга учета трудовых книжек 50 лет ст. 358е
05-04 Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений 5 лет ст. 358з
6. Учет и отчетность
06-01 Годовые отчеты по основным видам деятельности Пост. ст. 1356
06-02 Лицевые счета по заработной плате 75летЭПК ст. 153
06-03 Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности 5 лет ст. 199г
06-04 Годовые бухгалтерские отчеты и балансы Пост. ст. 1356
06-05 Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы 5 лет ст. 135в
06-06 Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. (Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премии в том числе) 5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии)
06-07 Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции 5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии)
06-08 Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов 5 лет ст. 152
06-09 Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей 5 лет ст. 150
06-10 Авансовые отчеты 5 лет ст. 150
06-11 Главная книга 5 лет ст. 148 При условии завершения проверки (ревизии)
06-12 Кассовая книга 5 лет ст. 193д При условии завершения проверки (ревизии)
06-13 Оборотные ведомости 5 лет ст. 168 При условии завершения проверки (ревизии)
06-14 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности Пост. ст. 49
06-15 Инвентарные карточки 5 лет ст. 192 При условии завершения проверки (ревизии)
06-16 Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированных) 5 лет ст. 155 При условии завершения проверки (ревизии)
06-17 Гарантийные письма 5 лет ст. 158
06-18 Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений 5 лет ст. 193 При условии завершения проверки (ревизии)
06-19 Книга регистрации листков нетрудоспособности, листки нетрудоспособности, документы об оплате листков нетрудоспособности 5 лет ст. 475, ст. 476
06-20 Переписка о финансово-хозяйственной деятельности 5летЭПК ст. 113
06-21 Акты проверки кассы 5 лет ст. 145 При условии завершения проверки (ревизии)
06-22 Акты приема-сдачи выполненных работ 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) ст. 188
06-23 Хозяйственные договоры 5 лет ЭПК ст. 186 После истечения срока действия договора
06-24 Трудовые соглашения на проведение разовых работ 5 лет ЭПК ст. 186 После истечения срока действия договора
06-25 Договоры о материальной ответственности 5 лет ст. 189 После увольнения материально ответственного лица
06-26 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности ст. 190
06-27 Акты сдачи/получения дел при увольнении 5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии)
7. Финансирование
07-02 Квартальный финансовый план 5 лет (при отсутствии годового — постоянно) ст. 105в
07-03 Документы об изменении финансовых планов 5лет ЭПК ст. 107
07-04 Годовые сметы административно-хозяйственньгх и уттрякленческих расходов Пост. ст. 112а
07-05 Годовой и квартальный кассовые планы 5 лет ст. 132а
Згода ст. 1326
07-06 Отчеты по кассовому плану 5 лет ст. 133
07-07 07-08 Кассовые заявки
Месячные ведомости
5 лет ст. 155
07-09 Ежедневные приходно-расходные кассовые ордера и отчеты кассира 5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии)

 
 
 
ПОСЕТИТЕ НАШ ФОРУМ «КАДРЫ РЕШАЮТ ВСЕ»
ПОЛОЖЕНИЯ
   
РАЗНОЕ
  Rambler's Top100   Яндекс цитирования