Номенклатура дел отдела кадров организации

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

 

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию документооборота, и утвержденный руководителем организации.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении.

ООО «ТАЙНА»
Отдел кадров
Номенклатура дел
25.12.2008 г. № 3
Санкт - Петербург
на 2009 г.
  УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________М.М.Попов
«___»________ 2008 г.
№ дела Заголовок дела Количество дел(томов) Срок хранения и номер статьи по перечню Примечание
5.1 Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников ООО «ТАЙНА»   Постоянно ст.16  
5.2 Руководящие нормативные документы по вопросам работы с кадрами (ТК РФ, приказы, постановления, указания Правительства РФ, Госстандарта России, Министерства труда и социального развития РФ, Госархива РФ)   До замены новыми  
5.3 Штатные расписания организации, изменения к ним.   Постоянно ст.32а  
5.4 Список (штатно-списочный состав) работников организации   Постоянно ст. 349  
5.5 Приказы по личному составу (прием на работу, повышение в должности, перемещение, увольнение)   75 лет ст.6б  
5.6 Приказы руководителя по основной деятельности. Копии (командировка, отпуск очередной, отпуск без сохранения з/платы, кратковременное замещение должностей, поощрения, наложение взысканий)   5 лет ст.6а  
5.7 Документы (основания) о предоставлении отпусков, командировках, поощрениях или взысканиях   1 год ст.356  
5.8 Личные дела сотрудников   75 лет ст.337  
5.9 Личные карточки ф.Т-2   75 лет ст.339  
5.10 Книга учета выдачи трудовых книжек   50 лет ст.526б  
5.11 Подлинные личные документы(трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)   До востребования ст. 342 Не востребован. 50 лет
5.12 Книга учета приема, перемещения, увольнения работников   75 лет ст.508  
5.13 Правила внутреннего трудового распорядка организации   1 год после замены  
5.14 Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка   1 год  
5.15 Журнал регистрации листков нетрудоспособности   5 лет  
5.16 Журнал регистрации приказов по личному составу ( приема, перевода, увольнения)   75 лет ст.508  
5.17 Журнал регистрации приказов по основной деятельности   3 года  
5.18 Документы (представления, положения характеристики и др.) об аттестации работников   5 лет ст.360  
5.19 Журнал учета выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы)   3 года ст.358ж  
5.20 Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников   До замены новыми  
5.21 Документы лиц не принятых на работу (резюме, анкеты, заявления)   1 год  
5.22 Документы (акты, справки) о проверке работы отдела кадров   5 лет  
5.23 Отчеты по работе с кадрами. Копии   До минования надобности  
5.24 Акты приема-передачи при смене начальников отделов кадров   Постоянно  
5.25 График отпусков сотрудников предприятия   1 год ст.356  
5.26 Журнал учета командировочных удостоверений   5 лет  
5.27 Журнал учета отпусков   3 года ст.358г  
5.28 Журнал и карточки учета военнообязанных   3 года после увольнения  
  Начальник отдела кадров Т.А. Иванова  

Вариант 2 номенклатуры дел (полный)

Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения, ст по перечню Примечание
  1. Организация управления      
01-01 Устав ЗАО «Сибирь»; нотариально заверенные копии уставных документов   Пост. ст. 13а  
01-02 Приказы руководства по основной деятельности   Пост. ст. 6а  
01-03 Учредительный договор   Пост. ст. 14  
01-04 Свидетельство о регистрации организации   Пост. ст. 15  
01-05 Структуры и схемы организации управления   Пост. ст. 18а  
01-06 Штатное расписание организации   Пост. ст. 32а  
01-07 Штатная расстановка   75 л. ст. 34  
01-08 Должностные инструкции работников организации   Пост. ст. 35а  
01-09 Протоколы совещаний у руководителя организации   Пост. ст. 5г  
01-10 Протоколы собраний трудового коллектива организации   Пост. ст. 5д  
01-11 Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности   5 лет ст. 6в  
01-12 Должностные инструкции работников предприятия   Пост. ст. 35 а  
01-13 Докладные записки сотрудников, представляемые руководству   5летЭПК ст. 43  
01-14 Документы ревизий (акты, справки и др.)   Пост. ст. 49  
01-15 Решения местных органов власти и управления   До минования надобности ст. 1 Относящиеся к деятельно сти организации — пост.
  2. Документационное обеспечение управления      
02-01 Журнал регистрации исходящих документов   Згода ст. 726  
02-02 Журнал регистрации входящих документов   Згода ст. 726  
02-03 Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации   Пост. ст. 72а  
02-04 Переписка (телеграммы, телексы, сообщения электронной почты, телефонограммы)   5летЭПК ст. 41  
02-05 Номенклатура дел ООО «Сибирь»   Пост. ст. 67а  
02-06 Инструкция по ведению делопроизводства   Пост. ст. 10  
02-07 Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами)   До минования надобности  
02-08 Документы по различным вопросам деятельности   До минования надобности  
  3. Организация производственной деятельности      
03-01 Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности   5 лет ЭПК ст. 224  
03-02 Накладные на распространение буклетов (плат./бесплатн.)   5 лет ст.150  
03-03 Накладные рекламодателей   Згода ст. 257  
03-04 Счета на подписку   1год ст. 244  
03-05 Счета-фактуры на подписку   5 лет ст. 150  
03-06 Счета-фактуры на реализацию   5 лет ст. 150  
03-07 Договоры на реализацию   5летЭПК ст. 391  
03-08 Договоры на экспедирование и доставку печатной продукции   5 лет ст. 395  
03-09 Информация об изданиях (для внесения в подписные каталоги); график доставки журнала   До минования надобности  
  3.1. Реклама      
03-10 Договоры на рекламные материалы (копии)   5 лет ст. 256  
03-11 Информационные проспекты   До минования надобности  
03-12 Каталоги (заявки) фирм-рекламодателей   До минования надобности  
03-13 Статьи о проведенных рекламных кампаниях   5 лет ЭПК  
03-14 Итоговые документы по проведению выставок и экспозиций   5 лет ЭПК  
  4. Организация производственной деятельности/редакционный отдел
04-01 Статьи для буклетов, полученные от авторов   До минования надобности  
04-02 Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности   5 лет ЭПК ст. 224  
  5. Работа с кадрами
05-01 Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании   75 лет ЭПК ст. 336  
05-02 Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках   5 лет ст. 343 ст. 352  
05-03 Книга учета трудовых книжек   50 лет ст. 358е  
05-04 Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений   5 лет ст. 358з  
  6. Учет и отчетность
06-01 Годовые отчеты по основным видам деятельности   Пост. ст. 1356  
06-02 Лицевые счета по заработной плате   75летЭПК ст. 153  
06-03 Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности   5 лет ст. 199г  
06-04 Годовые бухгалтерские отчеты и балансы   Пост. ст. 1356  
06-05 Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы   5 лет ст. 135в  
06-06 Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. (Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премии в том числе)   5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии)
06-07 Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции   5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии)
06-08 Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов   5 лет ст. 152  
06-09 Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей   5 лет ст. 150  
06-10 Авансовые отчеты   5 лет ст. 150  
06-11 Главная книга   5 лет ст. 148 При условии завершения проверки (ревизии)
06-12 Кассовая книга   5 лет ст. 193д При условии завершения проверки (ревизии)
06-13 Оборотные ведомости   5 лет ст. 168 При условии завершения проверки (ревизии)
06-14 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности   Пост. ст. 49  
06-15 Инвентарные карточки   5 лет ст. 192 При условии завершения проверки (ревизии)
06-16 Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированных)   5 лет ст. 155 При условии завершения проверки (ревизии)
06-17 Гарантийные письма   5 лет ст. 158  
06-18 Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений   5 лет ст. 193 При условии завершения проверки (ревизии)
06-19 Книга регистрации листков нетрудоспособности, листки нетрудоспособности, документы об оплате листков нетрудоспособности   5 лет ст. 475, ст. 476  
06-20 Переписка о финансово-хозяйственной деятельности   5летЭПК ст. 113  
06-21 Акты проверки кассы   5 лет ст. 145 При условии завершения проверки (ревизии)
06-22 Акты приема-сдачи выполненных работ   5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) ст. 188  
06-23 Хозяйственные договоры   5 лет ЭПК ст. 186 После истечения срока действия договора
06-24 Трудовые соглашения на проведение разовых работ   5 лет ЭПК ст. 186 После истечения срока действия договора
06-25 Договоры о материальной ответственности   5 лет ст. 189 После увольнения материально ответственного лица
06-26 Образцы подписей материально ответственных лиц   До минования надобности ст. 190  
06-27 Акты сдачи/получения дел при увольнении   5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии)
  7. Финансирование      
07-02 Квартальный финансовый план   5 лет (при отсутствии годового — постоянно) ст. 105в  
07-03 Документы об изменении финансовых планов   5лет ЭПК ст. 107  
07-04 Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов   Пост. ст. 112а  
07-05 Годовой и квартальный кассовые планы   5 лет ст. 132а
Згода ст. 1326
 
07-06 Отчеты по кассовому плану   5 лет ст. 133  
07-07 07-08 Кассовые заявки
Месячные ведомости
  5 лет ст. 155  
07-09 Ежедневные приходно-расходные кассовые ордера и отчеты кассира   5 лет ст. 150 При условии завершения проверки (ревизии)