трудовые книжки кадры решают все

ТРУДОВАЯ КНИЖКА, ВКЛАДЫШИ
КНИГА УЧЕТА

 трудовая книжка
            
РАБОТА ОТДЕЛА КАДРОВ
 
   
РЕКОМЕНДУЕМ

КНИГА УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК и ВКЛАДЫШЕЙ

 

 

Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

   Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.
   Форма регистрации трудовых книжек
   Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418).
   Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.
   Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.
   Как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши - в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).
Книга учета трудовых книжек и вкладышей    Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России 10.10.03 №68. До введения в действие новой книги учета применялась книга, имеющая 14 граф, утвержденная в 1974 году.
Различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух граф (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с работника за бланк трудовой книжки при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась одна графа (11) – «сумма в рублях».
Однако эта книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм.
   Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. ведется на протяжении нескольких лет.
Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую книгу необходимо "закрыть", пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом книга «неправильной" формы ни в коем случае неподлежит уничтожению, т.к. в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.
   В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Заполнение граф книги учета

При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила.
   В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
   Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
Следует заметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:
   - в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше пяти дней;
   - в п.8 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывается, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
   Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.
Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
   В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.
Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
   В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974г. серия обозначалась буквами AT и римскими цифрами (например: AT-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается буквами (в книжках - ТК, во вкладышах - ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.
Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (пункт 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.
   В седьмую графу вносится должность (профессия специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке.
Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст.57 ТК РФ).
Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.
   В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.
Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных pa6отниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.
   В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. При регистрации вкладыша в трудовую книжку личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).
   Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма ( в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче pa6oтнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей.
Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.
Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в и организации эта графа не заполняется.
   Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой - расписывается в получении трудовой книжки.
Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В этом случае в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:
   • дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;
   • дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте. Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.
Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.
Порядок исправления записей
   Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой нигде не оговорен.
Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой "Исправленному верить" или "Исправлено в графе № ...", "Исправлено наименование должности" подписанной и датированной работником кадровой службы, внесшим исправление. Однако такой способ мало подходит для этой книги, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной и, правильной записи и даты, не предусмотренного в данной книге.
В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение "Запись недействительна" и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).
Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:
   • книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
   • все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;
   • книга должна быть прошнурована, концы и шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки;
   • книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.
   • книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц.
В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).
   После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.
В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета установлен 50 лет.
 
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них скачать.




 
 
ПОСЕТИТЕ НАШ ФОРУМ «КАДРЫ РЕШАЮТ ВСЕ»
ПОЛОЖЕНИЯ
   
СВОЕ ДЕЛО:
   
 
ПАРТНЕРЫ:
  Rambler's Top100   Яндекс цитирования