трудовые книжки кадры решают все

Составление графика отпусков на следующий год

 делопроизводство
         
РАБОТА ОТДЕЛА КАДРОВ
 
   
РЕКОМЕНДУЕМ
РАЗНОЕ
 

 


Составление графика отпусков, что ещё необходимо учесть

 

* Документы кадровой службы
* локальные нормативные акты, порядок разработки и принятия
* штатное расписание
* график отпусков
график отпусков на следующий год - вопросы декабря, имеется еще время доработать!
* правила внутреннего трудового распорядка
* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрены четыре вида отпусков:
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск без сохранения заработной платы (содержания);
• отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком

График отпусков на следующий год - время ещё имеется для доработки!

  
     Декабрь — это месяц, в котором строятся планы на будущий год. Одним из обязательных документов, который должен быть принят в этот период, является график отпусков. Несмотря на то, что график разрабатывается ежегодно, на практике процедура его составления продолжает вызывать множество вопросов.
Постараемся рассмотреть самые распространенные из них. Например, какие виды отпусков должны быть отражены в графике. Какие категории работников имеют право на отдых в удобное для них время? А также как учесть отпуска, не использованные в текущем году?
Проверяем документ
График отпусков на 2012 год, как следует из статьи 123 Трудового кодекса, должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2011 года. Поскольку до принятия этого документа остались считанные дни, остановимся на тех моментах, которые должны быть в обязательном порядке учтены при его составлении.
  Во-первых, в графике должны быть отражены не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные (например, за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, за особый характер работы, за ненормированный рабочий день). Согласно Трудового кодекса Российской Федерации статья 120 при исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском.
  Во-вторых, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не должна быть меньше установленной законодательством. Следует помнить, что отдельным категориям работников полагаются основные оплачиваемые отпуска удлиненные, то есть более 28 календарных дней. Например, несовершеннолетним - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ); инвалидам - не менее 30 календарных дней.
  В-третьих, при разделении отпуска на части хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Кроме того, следует обратить внимание на то, чтобы отпуск был запланирован в пределах рабочего года работника, за который он предоставляется.


Например.
Дмитрий Николаев работает в ЗАО «Салют» со 2 марта 2009 года. В 2011 году он дважды брал отпуск за свой счет: с 01 по 21 апреля 2011 года (21 календарный день) и с 01 по 10 июня 2011 года (10 календарных дней). В результате рабочий год, за который предоставляется отпуск, у него сместился на 17 календарных дней (14 дней согласно ст. 121 ТК РФ включаются в стаж, дающий право на отпуск, а 17 дней — исключаются). Таким образом, при составлении графика на 2012 год очередной отпуск Дмитрию Николаеву должен быть запланирован не ранее чем с 19 марта 2012 года.

Учитываем желание работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время

При разработке графика отпусков на предстоящий год следует помнить, что отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, отпуск предоставляется в удобное для них время. Работодатель не вправе отказать в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска некоторой категории работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время (см. таблицу)

Категории работников Основание Имеют право на отпуск
Работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет Ст.423 ТК РФ подп. «б» п.3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81г. № 235 В удобное для них время
Несовершеннолетние Ст. 122, 267 ТК РФ В удобное для них время
Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех лет Ст. 122 ТКРФ В удобное для них время
Беременные женщины Ст. 122 ТК РФ Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (часть четвертая статья 123 ТК РФ).
Лица, работающие по совместительству Ст. 286 ТК РФ Одновременно с отпуском по основной работе
Супруга (супруг) военнослужащего пункт 11 статья 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. №76-ФЗ «О статусе военнослужащих» Одновременно с отпуском военнослужащего.
Граждане, пострадавшие в результате аварии на Чернобыльской АЭС. пункт 5 статья 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» В удобное для них время
Граждане, пострадавшие в результате ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне. пункт 15 статья 2 Федерального закона от 10 января 2002г. № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» В удобное для них время
Лица, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России» статья 11 Закона РФ от 9 июня 1993г№ 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов» В удобное для них время
Инвалиды войны, участники ВОВ;
ветераны боевых действий; лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда»;
лица, работающие в период ВОВ на объектах противоздушной обороны и других военных объектах
подп. 17 п. 1 ст. 14, ст.16, подп. 13 п. 1 ст. 15, подп. 11 п. 1, подп. 4 п. 2 и подп. 3 п.З подп. 9 п. 1 ст. 18, подп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах» В удобное для них время
Герои СССР, Герои РФ, полные кавалеры ордена Славы п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января1993 г. № 4301 -1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» В удобное для них время
Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» В удобное для них время

Прежде чем заполнить в графике отпусков графу № 6, проведите среди работников льготной категории письменный опрос. В случае, если право на отпуск в удобное для работника время зависит от определенного события (например, у совместителя - от предоставления отпуска по основной работе, у супруги военнослужащего - от даты предоставления отпуска супругу), целесообразно заручиться документом, подтверждающим право на отпуск именно с той даты, о которой он заявляет. Например, справкой с основного места работы (для внешнего совместителя) или с места службы супруга (для супруги военнослужащего).

Учитываем отпуска, неиспользованные за предыдущие годы

Проблема неиспользованных отпусков существует почти в каждой организации. Это связано с тем, что соблюсти полностью график отпусков в течение календарного года, как правило, не представляется возможным. На практике отпуск (или его часть) нередко переносится на другой срок в связи с болезнью работника (ст. 124 ТК РФ). Или по инициативе работодателя (например, когда предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации ст. 124 ТК РФ).
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течении текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Вне зависимости от количества таких отпусков, их продолжительности и причин, по которым отпуск не был полностью использован, право на них у работника сохраняется. Поэтому чтобы не накапливать отпуска (тем более, что их не предоставление в течение двух лет подряд запрещается), неиспользованные за прошлое время отпуска следует также включать в график на очередной календарный год.
По закону (статьи122, 124 ТК РФ) отпуск должен предоставляться ежегодно, а перенос на следующий год допускается только в исключительных случаях. В то же время на практике нередки случаи, когда сотруднику приходится оформлять отпуска сразу за несколько лет.
В каком порядке должны быть отражены периоды, за которые предоставляют отпуска, и сколько приказов нужно издавать?
Последовательность предоставления отпусков целесообразно указывать в хронологическом порядке, так как это отражено в графике. Сначала выбрать все отпуска за предыдущие годы, затем предоставить отпуск за текущий год.
Оформить все отпуска можно отдельными приказами (по унифицированным формам № Т-6 и № Т-6а) либо одним приказом. Но чтобы оформить отпуска за несколько лет одним приказом, следует иметь в виду, что форму № Т-6 нужно дополнить соответствующими графами. Постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 разрешает это делать. Вносимые в унифицированную форму изменения должны быть оформлены организационно – распорядительным документом (например, приказом работодателя).
Знакомим работников с графиком отпусков
Трудовой кодекс не предусматривает ознакомление работников с графиком отпусков. По трудовому законодательству (ст. 123 ТК РФ) о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Однако чтобы работники могли заранее спланировать отпуска в установленные графиком сроки, целесообразно ознакомить их с указанным документом заранее. Это можно сделать с помощью прилагаемого к графику отпусков листа ознакомления. Либо зафиксировать факт ознакомления работника с датой начала отпуска в самом графике.


Образец приказа о внесении в унифицированную форму № Т-7 дополнительной графы для ознакомления работников.

Закрытое акционерное общество «Маяк» (ЗАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
12 ноября 2011 г. № 145
Мурманск
О внесении изменений в унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
В целях упорядочения процедуры предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, -
ПРИКАЗЫВАЮ:
  1. Дополнить унифицированную форму № Т-7 «График отпусков», утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, дополнительной графой 11 «С графиком ознакомлен. Личная подпись. Дата».
  2. Начальнику отдела кадров Галкиной А.Г. составить график отпусков на 2012 год по унифицированной форме № Т-7 с учетом изменений, предусмотренных пунктом 1 настоящего приказа.
  3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор подпись В.И. Купцов
С приказом ознакомлена:
Начальник отдела кадров подпись А.Г. Галкина
12.11.2011
Ответственность за неисполнение графика отпусков или его отсутствие
Как следует из статьи 123 Трудового кодекса, график отпусков является нормативным актом, который должен быть у каждого работодателя в обязательном порядке и в соответствии с которым определяется очередность предоставления отпусков работникам организации. Кроме того, исполнение этого документа является обязательным как для работодателя, так и для работников.
Однако во многих организациях такой документ имеется, но носит формальный характер: фактически отпуска предоставляются по заявлениям сотрудников. У некоторых работодателей график отпусков вообще отсутствует. Это является прямым нарушением вышеназванной нормы Трудового кодекса. Обращаем ваше внимание, что за отсутствие графика отпусков или его неисполнение должностным лицам грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 рублей, а организациям - от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАПРФ).
Вывод.
График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В связи с этим утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. В случае если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. С согласия работника время ухода в отпуск может быть изменено и по инициативе работодателя.
Работодатель обязан ознакомить каждого работника с графиком отпусков любым удобным способом, но желательно под роспись.
А вот отказаться уходить в отпуск и письменно потребовать перенести его на другой срок работник может, только если работодатель ( ст. 124 ТК РФ):
письменно уведомил его о начале отпуска позднее чем за 2 недели до его начала;
выплатил ему отпускные позже, чем за 3 дня до начала отпуска.
Кроме того, могут отказаться уйти в отпуск работники, которые имеют право на предоставление отпуска в удобное для них время (ст. 123 ТК РФ), если при составлении графика отпусков работодатель не учел их пожелания.
Если вам не нужны конфликты с работниками, то ознакомьте их с графиком отпусков после его утверждения. Ведь это сделать не сложно. И не нужно бояться, что сотрудники начнут возмущаться. Какие работодатель установит сроки ухода работников в отпуск, в такие работники обязаны будут уходить в него (кроме нескольких исключений). Но у работников хотя бы появится возможность спланировать отпуск заранее (купить билеты и путевки).





 
Пример оформления
ГРАФИК ОТПУСКОВ, форма Т-7


  форма Т-7 начало  форма Т-7 окончание 

Для увеличения изображения кликнуть по картинке


Приказ о предоставлении отпуска работнику, форма Т-6  скачать.
 
Приказ о предоставлении отпуска работникам, форма Т-6а  скачать.

График отпусков форма Т-7 скачать.
 
 
ПОСЕТИТЕ НАШ ФОРУМ «КАДРЫ РЕШАЮТ ВСЕ»
ПОЛОЖЕНИЯ
   
В ПОМОЩЬ
   
 
РАЗНОЕ